Effizientes Event-Management mit Converia

Mit welchen Tools organisierst du deine Events? Ich habe kürzlich Converia entdeckt – ein geniales Programm, das dich sowohl in der Event-Planung als auch in der Umsetzung unterstützt. Die webbasierte Event-Software ist übersichtlich, benutzerfreundlich und berücksichtigt praktisch alle individuellen Bedürfnisse.

Welche Funktionen bietet Converia?

Das Dashboard auf der Einstiegsseite ermöglicht es, jederzeit den Überblick zu behalten. Es kann übrigens nach den eigenen Bedürfnissen zusammengestellt werden.

Anmeldeformulare

  • Anmeldeformulare sind mit Converia einfach und schnell erstellet. Ebenso leicht sind sie wieder anpasst.
  • Für verschiedene Zielgruppen lassen sich unterschiedliche Anmeldeformulare und Preisgruppen definieren.
  • Die Buchungsoptionen innerhalb eines Anmeldeformulars können flexibel und individuell zusammengestellt werden.

Teilnehmermanagement

  • Jeder Teilnehmende erstellt mit der Registrierung automatisch ein Benutzerkonto.
    Über dieses Benutzerkonto kann eine Buchung innerhalb eines vordefinierten Zeitraumes beliebig angepasst werden.
  • Nach Abschluss einer Buchung oder einer Anpassung wird dem Teilnehmenden automatisch eine Buchungsbestätigung geschickt.
  • Gutscheincodes bieten einzelnen Teilnehmenden individuelle Vergünstigungen. Dieses Angebot lässt sich ausserdem auch für ganze Gruppen einrichten.
  • Die webbasierte Software erlaubt ein schnelles und effizientes Check-In am Event.
    Falls gewünscht, ist auch ein Self-Service für den Check-In und den Badgedruck möglich.
  • Weiter können die Namensschilder und Teilnehmerlisten direkt aus Converia gedruckt werden.
  • Über Barcodes wird definiert, wer Zugang zu welcher Veranstaltung oder welchem Bereich erhält.

Zahlungsmanagement

Es gibt diverse Optionen, wie die Zahlungsabläufe in Converia gestaltet werden können:

  • Kreditkarten
  • Überweisung
  • Zahlung per Einzahlungsschein
  • Zahlung vor Ort

Je nach Option sind unterschiedliche Anpassungen im System erforderlich. Gegebenenfalls sind auch Hilfsmittel für die Zahlung vor Ort zu organisieren. Gleichwohl welches Zahlungsmittel gewählt wird, über den Zahlungsimport ist der Zahlungsabgleich mühelos möglich. Darüber wird auch dem Treuhänder die Arbeit erleichtert.

Call4Paper

Bei Events mit wissenschaftlichem Hintergrund wird jeweils ein Call4Paper organisiert. Dieses kann im Programm gut abgebildet werden.
Ferner werden die eingereichten Abstracts online verwaltet und organisiert. So kann der Bewertungsprozess interaktiv gestaltet werden.

Meine Erfahrung

Bei meinem Grossevent vor 2 Monaten habe ich das erste Mal mit Converia gearbeitet. Es hat viele Abläufe verkürzt und die Prozesse stark vereinfacht. Am Anfang muss etwas Zeit in den Aufbau des Programms und der Formulare investiert werden, was sich aber im späteren Verlauf auszahlt. Ebenso am Event selbst war die Software eine grosse Unterstützung, vor allem was das Teilnehmermanagement anbelangt. Der Kundendienst ist übrigens top und die Mitarbeiter sehr zuvorkommend. Insgesamt bin ich sehr zufrieden.

Die Software-Hersteller bieten ausserdem weitere Funktionen für dieses Tool. Es lohnt sich also, auf ihrer Website vorbei zu schauen!

Janine Zobrist
Janine Zobrist besucht den Social Media Strategie Manager-Lehrgang (#smsm).

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